FINANCIAL CONTROL
PENGENDALIAN KEUANGAN
PENDAHULUAN
Batas-batas
akuntansi diperpanjang karena teknologi baru dan tuntutan baru pada bagian dari
klien yang mencari dukungan akuntansi. Bab ini akan berfokus pada isu-isu yang
terkait dengan topik kontrol sepanjang isu-isu ini dibentuk dan mempengaruhi
desain dan implementasi sistem pengendalian keuangan.
PENGENDALIAN
DILEMA
Empat
tahun lalu Quality Products Inc, sebuah toko fabrikasi logam, yang mengkhususkan
diri dalam fabrikasi logam precisison, yang menekankan desain inovatif dan
kualitas produksi yang tinggi, dimulai oleh tiga dengan metode produksi
berbasis komputer. Karena penekanan pada layanan, kualitas produksi, cepat
berbalik, dan tindak lanjut setelah penjualan, harga perusahaan mungkin lebih
tinggi dari beberapa pesaing mereka.Tetapi dalam jangka panjang, keuntungan
dari kualitas yang lebih tinggi dan layanan yang lebih baik telah menarik
banyak pelanggan setia, dan toko dengan cepat mendekati kapasitas
praktis.Pemilik telah sangat cerdas dan bijaksana dalam mengatur dan mengelola
perusahaan mereka, dan bangga dengan keberhasilan mereka. Mereka juga mengakui
bahwa ada banyak kesempatan untuk memperluas bisnis mereka yang ada atau
keragaman ke daerah lain. Dalam menilai kompetisi, mereka telah mencatat bahwa
tidak ada perusahaan nasional atau tingkat regional mengontrol porsi yang
signifikan dari pasar.Keasyikan dengan mengelola bisnis yang ada dan
pertumbuhannya telah membuat pemilik membuat komitmen untuk ekspansi.
Dengan
mempertimbangkan tingginya aktifitas produksinon-standar dalam perusahaan,
bagaimana pemilik dapat menjaga fleksibilitas mereka dan melakukan pengendalian
pada saat yang sama dengan kualitas yang lebih tinggi jika pemilik bisnis
perusahaan diperluas? Apakah perusahaan akan mengadopsi pola baru sehingga
pemilik dan manajer diberikan peran yang baru? Atau akankah merekamangejar
strategi diversifikasi dan mencari pesanan produksi yang lebih terstandarisasi
sehingga lebih mudah dikendalikan?Dalam hal ini, sejumlah opsi dan kombinasi
dari opini yang berbeda dapat terjadi.
DEFINISI
PENGENDALIAN KEUANGAN
Umpan
Balik Mekanik Versus Respon Perilaku
Perhatian
utama pada subsistem pengendalian keuangan adalah perilaku dari orang yang ada
dalam perusahaan, bukan perusahaannya. Untuk alasan itu pengendalian keuangan
dapat dipahami dengan baik dengan memberi penekanan pada pentingnya asumsi
keperilakukan. Tidak semua bentuk pengendalian concern pada
perilaku manusia. Mechanical applications of control, seperti alat
pengatur panas yang mengntrol suhu ruangan, memberi tekanan pada mechanical
feedback daripadabehavioral responses. Tentu saja, peralatan
mekanik dan elektrik juga dapat digunakan untuk mempengaruhi perilaku manusia.
Selain itu tujuan pengendalian adalah untuk mempengaruhi manusia. Jadi
subsistem pengendalian keuangan ultimately premised pada
asumsi keperilakuan.
Secara
umum pengendalian didefinisikan sebagai inisiatif pilihan karena kepercayaan
bahwa probabilitas mendapatkan hasil yang diinginkan akan meningkat. Dalam
pengendalian finansial, inti dari hasil yang diinginkan adalah behavioral
events dan beraplikasi pada masalah keuangan. Pengendalian didasarkan
pada konsep kepercayaan dan probabilitas.
Extending
Traditional Concepts (Perluasan Konsep-konsep Tradisional)
Konsep
pengendalian akuntansi tradisional telah mengasumsikan bahwa pembuatan
informasi akuntansi adalah langkah terakhir dari peranan akuntan. Dalam
pendekatan keperilakuan terhadap desain dan pelaksanaan financial
system subsystem, pembuatan informasi dipandang sebagai langkah lebih intermediate daripada
langkah terakhir.
Ketika
membuat sistem pengendalian yang sesuai dengan informasi akuntansi yang akurat
dan andal, maka harus memperhatikan tujuh faktor berikut:
1. Melibatkan
anggota yang akan menyelesaikan tanggung jawabnya dengan segenap kemampuan dan
penuh integritas
2. Menghindarkan
fungsi-fungsi yang incompatible dengan pemisahan tugas dan
tanggung jawab
3. Menjelaskan
otoritas yang berhubungan dengan posisi mereka sehingga kebenaran transaksi
dapat dievaluasi
4. Menetapkan
metode yang sistematik untuk memberi keyakinan bahwa transaksi dicatat secara
akurat
5. Menjamin
bahwa dokumentasi telah memadai
6. Perlindungan
aset dengan merancang prosedur untuk membatasi akses terhadap aset
7. Merancang
pengecekan independen untuk meningkatkan akurasi.
PENGENDALIAN
TERPADU (COMPREHENSIVE
CONTROL)
Pengendalian
sistem yang komprehensif sebenarnya merupakan kesatuan subsistem formal yang
mendukung proses administratif. Untuk menjadi formal, subsistem
pengendalian must be structurd in advance and designated as a process
appropriate to the achievement of a specific objective. Untuk menjadi
komprehensif, sistem pengendalian harus mencakup aktivitas perencanaan,
operasi, dan fungsi timbal balik.
Perencanaan
Proses perencanaan dalam organisasi
juga ditandai dengan istilah perilaku penetapan tujuan. Aspek-aspek terpenting
dari proses penetapan tujuan adalah dasar dari organisasi dan komunikasi.
Masalah-masalah pokok dari perencanaan, dapat menjadi kunci pengendalian yang
efektif.Suatu perencanaan yang terlalu terknis atau terlalu logis dapat
menimbulkan suatu kerusakan pada pengendalian bagi mereka yang kurang waspada,
karena tidak ada perhatian yang utuh pada implikasi pengendalian terhadap
implementasi rencana.Pada kondisi seperti ini, pengendalian membutuhkan sesuatu
untuk dapat beroperasi sebagai suatu rangkaian pembatasan bagi fungsi
perencanaan.
Operasi
Batasan dari operasi mengacu pada
pelaksanaan aktifitas-aktifitas organisasi, termasuk di dalamnya provisi atas
jasa pelayanan dan produksi produk yang sama pentingnya dengan menjaga fungsi
operasi. Pengendalian operasi merupakan suatu proses implementasi atas
rencana-rencana manajemen. Di berbagai organisasi, pengendalian pengoperasian
merupakan tanggung jawab manajer pemilik, yaitu mereka yang ahli dalam
mengendalikan pengoperasian lewat sesuatu yang tidak formal dan berfokus pada
manusia.Organisasi yang lebih kompleks dan lebih besar dituntut untuk lebih
memformalkan pengendalian operasi guna menjamin suatustandar yang efektif dan
meningkatkan efiseiensi operasi.
Umpan
Balik
Umpan balik dalam organisasi berasal
dari sumber formal dan informal yang disusun dari komunikasi non-verbal.Suatu
rancanangan yang formal dan sistematis dikumpulkan untuk koleksi dan
penyaringan umpan balik.Hal ini membutuhkan variabel-variabel yang dapat
diidentifikasi, ukuran-ukuran yang definitif, dan aktifitas pengumpulan
data.Pengukuran dapat dihasilkan secara internal, pengukuran juga dapat
diperoleh dari sumber-sumber eksternal perusahaan. Proses umpan balik dalam
subsistem pengendalian keuangan jarang bisa dipahami. Dalam aplikasi manajemen,
keberadaan faktor manusia dan kompleksitas dari motivasi manusia mendukung
pernyataan bahwa hubungan antara umpan balik dan tindakan-tindakan berikutnya
masih diwarnai dengan ketidakpastian dan kerumitan.
Interaksi
Pengendalian
Perencanaan,
operasi, dan aktifitas-aktifitas umpan balik telah diidentifikasi sebagai tiga
aspek dari proses administrasif yang sangat didukung oleh rancangan
pengendalian terpadu. Suatu organisasi dapat menciptakan kumpulan yang besar
jika menghubungkan sub-subsistem pengendalian secara baik guna mendukung
perencanaan, operasi, dan fungsi umpan balik.Logikanya, perencanaan lebih
dahulu ada dibandingkan dengan operasi dan ukuran umpan balik berasal dari
rencana-rencana operasi serta tujuan-tujuan yang diterapkan.Bagaimanapun juga,
logika yang sederhana ini tidak sesuai untuk kondisi yang kompleks.Manipulasi
atas ukuran-ukuran umpan balik dapat menjadi lebih diutamakan dibandingkan
dengan tujuan-tujuan yang hendak dicapai.Sebagai konsekuensinya, ukuran-ukuran
umpan balik lebih menekankan pada operasi dan bukannya pada hal-hal yang
bersifat evaluasi terhadap operasi itu sendiri.
FAKTOR-FAKTOR
KONTEKSTUAL
Context dapat
menjadi bagian yang sangat penting agar sukses dalam merancang dan melaksanakan
sistem pengendalian keuangan. Context merujuk pada kumpulan
karakteristik yang mengukur setting empiris dimana sistem
pengendalian akan ditetapkan. Proses identifikasi faktor contextual yang
kritis seperti ukuran, stabilitas lingkungan, motivasi laba, dan process
factors, sangatlah subyektif dan tidak kekal.
Ukuran
Ukuran
dapat dipandang sebagai suatu peluang dan suatu hambatan.Ukuran dipandang
sebagai peluang jika berfungsi sebagai pemberi manfaat ekonomi dan bukan
sebagai strategi pengendalian.Ukuran dapat menjadi suatu hambatan jika
pertumbuhan ekonomi menyebabkan terjadinya eliminasi terhadap strategi
pengendalian.Ketika ukuran menjadi sesuatu yang penting dalam melakukan
pembatasan konteks, ukuran juga banyak dikaitkan dengan variabel-variabel lainnya.Kondisi
ini membuat ukuran tidak dapat memisahkan diri menjadi satu variabel saja.Hal
ini membuatnya menjadi tidak mungkin untuk mengisolasi setiap faktor tunggal,
seperti ukuran, sebagai sesuatu yang dominan.
Stabilitas
Lingkungan
Desain
pengendalian dalam lingkungan yang stabil dapat berbeda dari desain
pengendalian dalam lingkungan yang selalu berubah.Stabilitas dalam lingkungan
eksogen dapat dinilai dari kekuatan gerakan yang secara eksternal menghasilkan
produk-produk yang memerlukan suatu tanggapan.Derajat stabilitas lingkungan
dapat ditingkatkan dengan memilih alat yang tepat terhadap perubahan
lingkungan.Suatu lingkungan eksogen yang stabil diasumsikan dalam banyak
pembahasan sistem biaya standard dan analisis hubungan atas varians
biaya.Asumsi ini memunculkan fakta yang terpisah antara operasi yang sementara
dengan lingkungan bisnis yang menuntut adanya perubahan secara terus menerus.
Motif
Keuangan
Keberadaan
dari motif keuangan tentunya bukanlah penghalang untuk menggunakan
ukuran-ukuran penilaian akuntansi terhadap produktivitas. Pada sisi lain, jelas
bahwa system pengendalian dan didasarkan pada motif dan ukuran-ukuran
profitabilitas sering kali tidak dapat diterjemahkan secara langsung pada
konteks nirlaba (nonprofit). Ukuran-ukuran laba adalah penting dan meskipun
sulit dapat menjadi indikator dari keberhasilan.
Faktor-faktor
Proses
Suatu
faktor proses penting dalam pegendalian biaya-biaya yang tidak dapat dihindari
dan biaya-biaya untuk melakukan rekayasa adalah biaya variable. Strategi pengendalian
biaya untuk proses strategi biaya variable sering kali berbeda dalam hal
substansi dengan startegi pengendalian biaya yang disesuaikan, seperti aplikasi
biaya tetap.
PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN
RANCANGAN
Pengendalian
telah didefinisikan sebagai "sebuah inisiatif dipilih karena diyakini
bahwa peluang mendapatkan hasil yang diinginkan akan meningkat". Untuk
meningkatkan probabilitas keberhasilan, desainer akan berusaha untuk menentukan
hubungan sebab-akibat diyakini hadir di lingkungan, sehingga memungkinkan
mereka untuk mengantisipasi konsekuensi logis yang menghasilkan bentuk
penerapan kontrol atau set kontrol.
Antisipasi
terhadap Konsekuensi Logis
Antisipasi
terhadap konsekuensi logis merupakan komponen-komponen inti dalam mendesain
pengendalian. Kondisi ini merupakan hal yang penting bagi seorang manajer
keuangan yang terbiasa untuk membuat pertimbangan berdasarkan pada apakah hasil
itu adalah baik atau buruk.
Relevansi
dengan Teori Agensi
Teori
keagenan memfasilitasi antisipasi terhadap konsekuensi logis dengan menyediakan
kerangka kerja untuk memahami dan memprediksi perilaku selanjutnya. Agen adalah
orang yang terlibat oleh prinsipal untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditunjuk
oleh prinsipal tersebut. agen diperbolehkan untuk memiliki satu set tujuan yang
berbeda dari prinsipal. Teori agensi menyangkut persoalan “biaya” dimana suatu
pendelegasian dengan asumsi keputusan-keputusan tertentu bersifat tidak jelas
atau dipengaruhi secara bersama-sama agar menjadi tidak nyata.
Pengelolaan
Perubahan
Pengelolaan
perubahan adalah sesuatu yang penting dalam menentukan rancangan-rancangan
pengendalian. Para manajer melaksanakan pengendalian untuk mencapai
tujuan-tujuan yang sering kali dihadapkan pada satu atau lebih dilemma bisnis.
Pengendalian yang ada dalam perusahaan mungkin tidak berfungsi sebaik yang
mereka pernah mereka lakukan, tetapi manajer mungkin takut bahwa
perubahan dalam pengendalian biaya akan lebih dalam hal gangguan status quo
dari nilai manfaat potensial.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar